Brak protokołu zdawczo-odbiorczego w najmie magazynu – czy warto ryzykować?

Przekazanie magazynu bez protokołu zdawczo-odbiorczego to wejście na pole minowe. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wystarczy sama umowa najmu i kilka zdjęć zrobionych telefonem.

W praktyce brak rzetelnej dokumentacji często prowadzi do kosztownych sporów prawnych i finansowych – zarówno dla najemcy, jak i właściciela hali. Czy naprawdę chcesz ryzykować taki scenariusz? Sama umowa najmu magazynu nie wystarczy – zapraszamy do czytania

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który potwierdza faktyczny stan magazynu w momencie jego przekazania i zwrotu. Zawiera szczegółowe informacje o stanie technicznym hali, instalacjach, wyposażeniu oraz ewentualnych uszkodzeniach.

Sprawdź: ubezpieczenie magazynu

To swoiste „zdjęcie stanu” obiektu w danym dniu. Dobrze sporządzony protokół chroni obie strony. Właściciela przed nieuczciwym najemcą, a najemcę – przed przerzuceniem na niego odpowiedzialności za szkody, których nie spowodował.

Zapraszamy do sprawdzenia: magazyny na wynajem Katowice, magazyny na wynajem Kraków, magazyny na wynajem; magazyny Łódź

W praktyce sporządza się go dwukrotnie: przy wydaniu magazynu najemcy oraz przy jego zwrocie po zakończeniu umowy. Dokument przygotowuje zazwyczaj wynajmujący (lub zarządca obiektu), ale podpisują go obie strony, potwierdzając zgodność zapisów ze stanem faktycznym. Dzięki temu nikt nie może powołać się później na niepamięć czy niejasne ustalenia.

Jakie elementy powinien zawierać dobrze sporządzony protokół?

Aby dokument spełniał swoją funkcję, nie może być sporządzony ogólnikowo. Dzięki odpowiedniemu poziomowi szczegółowości łatwo porównać stan obiektu z dnia rozpoczęcia i zakończenia najmu.

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien obejmować:

• datę i miejsce przekazania magazynu,
• dokładny opis stanu technicznego (ściany, podłogi, bramy, dach, instalacje itd.),
• listę przekazanego wyposażenia,
• wykaz istniejących uszkodzeń i usterek,
• dokumentację fotograficzną jako załącznik,
• podpisy obu stron.

Czy można dochodzić roszczeń bez dokumentacji zdawczo-odbiorczej?

Brak protokołu zdawczo-odbiorczego w najmie magazynu nie zamyka drogi do dochodzenia roszczeń, ale znacząco ją utrudnia. W sporze sądowym to właśnie protokół jest kluczowym dowodem, który potwierdza, w jakim stanie lokal został wydany i w jakim został zwrócony.

Bez niego strony muszą opierać się na zeznaniach świadków, korespondencji czy dokumentacji fotograficznej, które są mniej jednoznaczne i trudniejsze do obrony. Sąd zwykle przyznaje większą wagę protokołowi niż innym dowodom, dlatego jego brak może przesądzić o wyniku postępowania. Dochodzenie roszczeń staje się dłuższe, bardziej kosztowne i obarczone ryzykiem przegranej.

Brak protokołu a spory o stan techniczny magazynu

Wyobraź sobie, że przy zwrocie magazynu właściciel zarzuca Ci uszkodzenia posadzki w magazynie lub bramy. Jeśli nie sporządzono protokołu przy wydaniu, nie masz mocnego dowodu, że szkody istniały już wcześniej. Podobnie wynajmujący, który nie zabezpieczył się protokołem, może mieć trudność w wykazaniu, że to najemca faktycznie zniszczył infrastrukturę. W efekcie spór staje się słowem przeciwko słowu, a rozstrzygnięcie zależy od dodatkowych dowodów, opinii biegłych i… szczęścia.

Najczęstsze błędy najemców i wynajmujących przy odbiorze magazynu

Aby protokół zdawczo-odbiorczy odpowiednio zabezpieczał obie strony umowy najmu, warto wystrzegać się kilku typowych błędów.

• Bagatelizowanie szczegółowości opisu i zbyt ogólny język dokumentu
  Najemcy nierzadko zakładają, że „i tak wszystko widać”, dlatego wpisują w protokole ogólne stwierdzenia, które później trudno obronić w razie sporu. Zamiast tego każdą instalację, bramę czy element wyposażenia należy opisać możliwie precyzyjnie, najlepiej z podaniem lokalizacji i rodzaju uszkodzeń.
  Zamiast sformułowań w rodzaju „stan dobry” czy „brak zastrzeżeń”, zdecydowanie lepiej zapisać: „posadzka w hali – widoczne trzy pęknięcia przy bramie nr 3, długość ok. 20 cm” czy „drzwi ewakuacyjne – lekkie zarysowania, brak innych uszkodzeń”.
• Odkładanie przygotowania dokumentu na później
  Gdy protokół powstaje po kilku dniach czy tygodniach od przekazania hali, pamięć bywa zawodna, a stan obiektu mógł już ulec zmianie. W rezultacie dokument traci wiarygodność i nie pełni swojej funkcji dowodowej.
• Sporządzanie protokołu jednostronnie
  Zdarza się, że właściciel przygotowuje dokument samodzielnie i dopiero przesyła go najemcy do podpisu. Taka praktyka osłabia zaufanie, a w razie konfliktu może być podważona w sądzie jako nieobiektywna. Protokół powinien być zawsze tworzony wspólnie, na miejscu, w obecności obu stron.
• Pomijanie dokumentacji fotograficznej
  Zdjęcia stanowią nieocenione uzupełnienie opisu i często są najmocniejszym dowodem w przypadku dochodzenia roszczeń. Ich brak sprawia, że nawet dobrze opisany protokół może być kwestionowany.

Odpowiedzialność za uszkodzenia: co, jeśli nie ma protokołu?

Brak protokołu zdawczo-odbiorczego w najmie magazynu działa zwykle na niekorzyść obu stron.

Właściciel ma utrudnione zadanie, jeśli chce wykazać, że to najemca zniszczył obiekt. Z kolei najemca nie może udowodnić, że zwrócił magazyn w takim samym stanie, w jakim go otrzymał. W konsekwencji spory o kaucję, roszczenia odszkodowawcze czy odpowiedzialność za naprawy mogą ciągnąć się latami.

Jak zabezpieczyć się na wypadek braku protokołu przy zawarciu umowy?

Jeśli z jakiegoś powodu protokół nie został sporządzony, warto zadbać przynajmniej o alternatywne formy zabezpieczenia:

• wykonanie dokładnej dokumentacji fotograficznej lub wideo,
• spisanie aneksu do umowy, w którym obie strony potwierdzają stan obiektu,
• zachowanie korespondencji mailowej, w której opisany jest stan magazynu przy odbiorze.

Nie zastąpi to pełnoprawnego protokołu, ale może stanowić dodatkowy dowód w razie sporu.

Protokół zdawczo-odbiorczy jako podstawowe zabezpieczenie stron umowy najmu

Brak protokołu zdawczo-odbiorczego w najmie magazynu to prosta droga do konfliktów i strat finansowych. W interesie zarówno najemcy, jak i wynajmującego, jest sporządzenie dokumentu – rzetelnie, ze zdjęciami i dokładnym opisem. Lepiej poświęcić godzinę na staranne sporządzenie protokołu niż miesiące na udowadnianie swoich racji w sądzie.