Umowa najmu magazynu – o czym pamiętać przed jej podpisaniem

Znalazłeś przestrzeń magazynową, która spełnia Twoje oczekiwania. Warunki najmu pozwalają na optymalizację kosztów operacyjnych firmy. Nie możesz doczekać się aż podpiszesz umowę, by korzystać z nowej powierzchni i rozwijać firmę. Poczekaj! Zanim to zrobisz, sprawdź, czy transakcja jest poprawnie zabezpieczona od strony formalnej. Przeczytaj, o czym musisz pamiętać przed podpisaniem umowy najmu magazynu.

Co powinna zawierać każda umowa najmu magazynu?

Zabezpieczenie umowy najmu powinieneś zacząć od weryfikacji, czy w dokumencie znajdują się wszystkie dane i informacje, niezbędne, by była ona skuteczna. Co więc powinna zawierać umowa najmu magazynu?

• Dane stron umowy

Podstawą umowy najmu magazynu są aktualne dane wynajmującego i najemcy, takie jak nazwa firmy, adres, NIP, REGON.

• Przedmiot najmu

Umowa powinna zawierać opis nieruchomości: jej lokalizację, powierzchnię, wyposażenie i inne ważne informacje dotyczące samego lokalu.

• Warunki finansowe

W umowie najmu magazynu musi znaleźć się dokładna wysokość czynszu oraz termin i sposób płatności, a także opłaty eksploatacyjne, koszty utrzymania czy opłaty za usługi dodatkowe. Kwotę czynszu podaje się często w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni.

• Okres najmu

Dokument powinien określać dokładny czas trwania umowy oraz warunki jej ewentualnego przedłużenia lub wypowiedzenia, w tym termin wypowiedzenia przez każdą ze stron.

• Prawa i obowiązki stron umowy

Umowa powinna precyzyjnie określać prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy, m.in. związane z utrzymaniem nieruchomości, kaucją, ubezpieczeniami czy prawem do dokonywania zmian w magazynie.

Powyższe punkty możesz potraktować jako listę kontrolną najmu magazynu. Kiedy „odhaczysz” je wszystkie, zyskasz podstawę właściwego zabezpieczenia od strony formalnej. Przeanalizuj teraz zapisy, które możesz negocjować oraz zwróć uwagę na klauzule zabezpieczające wynajmującego.

Zabezpieczanie korzystnych warunków: co negocjować w umowie najmu magazynu

Najem magazynu to stały koszt Twojej firmy. Zwykle ma on duże znaczenie dla budżetu, dlatego warto postarać się o jak najkorzystniejsze warunki kontraktu.

Negocjowanie umowy najmu może obejmować oczywiście cenę. Zbadaj rynek i konkurencję, by wiedzieć, co realnie możesz osiągnąć. Aby wynajmujący magazyn zgodził się obniżyć czynsz, być może konieczne będą ustępstwa z Twojej strony. Masz tu do dyspozycji szereg elementów pozafinansowych. Zaproponuj na przykład dłuższy okres obowiązywania umowy lub szybsze terminy płatności czy wydłużenie okresu wypowiedzenia.

Częstym przedmiotem negocjacji jest również dostosowanie powierzchni magazynowej do Twoich potrzeb. Możesz na przykład zgodzić się na wysokość czynszu podaną przez wynajmującego czy na podpisanie umowy długoterminowej w zamian za gwarancję doposażenia lub podniesienia standardu lokalu. Prace takie mogą obejmować m.in. wyposażenie magazynu w odpowiednie dla Twojego rodzaju działalności półki czy systemy logistyczne. Ustalony rodzaj i zakres zmian warto zawrzeć w umowie wraz z zasadami partycypacji w kosztach obu stron.

Aby osiągnąć zadowalający efekt negocjacji, przemyśl dokładnie, jaki rezultat Cię interesuje. Będzie to wymagało dokładnych kalkulacji i szczegółowej analizy, jednak warto poświęcić temu zagadnieniu trochę czasu.

Unikanie pułapek w umowach najmu magazynu

Każdy fragment umowy najmu magazynu powinien podlegać Twojej wnikliwej weryfikacji. Dzięki temu unikniesz niekorzystnych zapisów i nieprzewidzianych wydatków w przyszłości.

Zwróć przede wszystkim uwagę na formy zabezpieczenia przewidziane przez wynajmującego. Zwykle będzie to kaucja lub gwarancja bankowa. Ich wysokość strony umowy powinny uzgodnić wspólnie, uwzględniając równowagę interesów najemcy i wynajmującego. Poza samą kwotą ważne jest jednak, by w kontrakcie znalazły się zapisy jasno określające zasady zwrotu zabezpieczenia po zakończeniu umowy. Powinien być to dokładny opis warunków i sposobu weryfikacji, czy najemca wywiązał się ze swoich zobowiązań.

Strony mogą w tym zakresie ustalić na przykład, że najemca jest zobowiązany do przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego. Inną możliwością jest pozostawienie wszystkich nakładów poczynionych w wynajmowanym magazynie, przy czym wynajmujący wypłaca najemcy kwotę odpowiadającą wartości nakładów. Ustalenia stron mogą być różne, ważne jednak, żeby zostały jasno spisane w umowie najmu.

Przeanalizuj także, czy wynajmujący nie określił w umowie ograniczeń związanych z użytkowaniem magazynu. Mogą one dotyczyć m.in. dozwolonych godzin korzystania z obiektu, rodzaju przechowywanych towarów czy zakazu podnajmowania lokalu podmiotom trzecim.

Ważne klauzule umowy najmu magazynu dla przedsiębiorców

W umowach najmu powierzchni magazynowych dość powszechnie stosowane są klauzule związane z waloryzacją cen. Wynajmujący zabezpieczają się w ten sposób, ponieważ w innym razie kwestie te regulują przepisy, które stanowią, że wynajmujący może zmienić wysokość opłat tylko w sytuacji uzasadnionej, np. w przypadku wzrostu kosztów eksploatacyjnych. Klauzule waloryzacyjne, proponowane przez wynajmujących, opierają się zaś zwykle na wskaźnikach inflacyjnych lub stawkach rynkowych. Zadbaj o doprecyzowanie tych zapisów w umowie najmu, abyś nie został zaskoczony, kiedy zmieni się sytuacja na rynku.

Inna klauzula zabezpieczająca wynajmującego dotyczy konieczności poddania się przez najemcę egzekucji w zakresie płatności należności. Tego rodzaju zapisu nie wystarczy umieścić w umowie – niezbędne jest podpisanie oświadczenia w formie aktu notarialnego. W przypadku zalegania z opłatami pozwala ono wynajmującemu skrócić procedurę windykacji należności.

Jako najemca musisz zadbać, by oświadczenie obejmowało wyłącznie czynsz i opłaty eksploatacyjne. Nie powinno zaś dotyczyć kar umownych lub odszkodowań, ponieważ obowiązek ich uiszczenia może nie być jednoznaczny i zależeć od punktu widzenia każdej ze stron. Ważne jest także określenie procedury, której musi dopełnić wynajmujący, zanim wykorzysta zapisy oświadczenia.

Jak przygotować się do podpisania umowy najmu magazynu?

Podstawą do podpisania korzystnej umowy najmu magazynu jest wiedza. Przede wszystkim warto znać najważniejsze regulacje prawne, by wiedzieć jakie możliwości i obowiązki ma każda ze stron, a które zapisy można dowolnie ustalać w ramach kontraktu.

Dobrze także, jeśli posiadasz umiejętności negocjacyjne. Odpowiednio pokierowane rozmowy o warunkach najmu mogą przynieść dużo bardziej korzystne rozwiązania niż te, wyjściowo proponowane przez wynajmującego.

Jeśli nie masz pewności co do swojej wiedzy i umiejętności w tym zakresie, negocjowanie warunków umowy możesz zlecić kancelarii prawnej, która profesjonalnie zabezpieczy Twoje interesy.