Czas w logistyce to kluczowy czynnik, szczególnie w kontekście dat ważności produktów.Koszty związane z przeterminowanym towarem negatywnie wpływają na rentowność. Straty te, choć możliwe do uniknięcia, często są trudne do zidentyfikowania w bieżących operacjach. W logistyce, gdzie kontrola kosztów ma znaczenie, a reputacja marki zależy od jakości dostarczanych dóbr, odpowiednie zarządzanie zapasami jest niezbędne. .

Wiele firm opiera swoje procesy na metodzie FIFO (First In, First Out), działającej na zasadzie – towar, który wszedł jako pierwszy, wychodzi jako pierwszy.. Jest to podejście logiczne, jednak w sektorach, gdzie data ważności jest parametrem krytycznym, okazuje się ono niebezpiecznie niewystarczające. W takich przypadkach stosuje się metodę FEFO. Wdrożenie metody FEFO wymaga zmiany procedur i reorganizacji procesów magazynowych, przechodząc od zarządzania kolejnością do strategicznego zarządzania datami ważności.

Czym jest metoda FEFO i dlaczego jest kluczowa?

Nazwa FEFO to akronim od angielskiego First Expired, First Out, co wprost tłumaczy się jako „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. Podstawowa zasada tej metody zakłada, że produkty z najkrótszą datą ważności opuszczają magazyn jako pierwsze, niezależnie od tego, kiedy zostały do niego przyjęte. To stanowi zasadniczą różnicę w stosunku do FIFO, która opiera się wyłącznie na chronologii przyjęć.

W magazynie metoda ta nabiera wymiaru strategicznego. Dla branż takich jak spożywcza, farmaceutyczna, chemiczna czy kosmetyczna, metoda FEFO jest nie tylko dobrą praktyką, ale również gwarantem bezpieczeństwa i stabilności finansowej. Jej ignorowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji:

• Straty finansowe: Wyrzucanie przeterminowanych towarów to bezpośrednie uderzenie w marżę.
• Zagrożenie dla konsumentów: Wprowadzenie na rynek produktu po terminie może mieć poważne skutki zdrowotne.
• Odpowiedzialność prawna: Naruszenie przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów wiąże się z ryzykiem wysokich kar.
• Utrata reputacji: Zaufanie klienta, raz nadszarpnięte, jest niezwykle trudne do odbudowania.

Dlatego metoda FEFO w logistyce to nie technika operacyjna, ale również narzędzie minimalizujące ryzyko dla przedsiębiorstwa.

FEFO na tle innych metod: FIFO, LIFO, FPFO

Aby w pełnizrozumieć wartość FEFO, warto umieścić ją w szerszym kontekście.

• FIFO (First-In, First-Out): Jak wspomniano, priorytetem jest towar, który najwcześniej trafił do magazynu. Sprawdza się dla produktów bez daty ważności, jak śruby czy odzież.
• LIFO (Last-In, First-Out): Wydawany jest towar przyjęty jako ostatni. W przypadku produktów z datą ważności metoda ta jest niedopuszczalna, ponieważ gwarantuje, że najstarsze partie pozostaną w magazynie aż do ich przeterminowania.
• FPFO (First-Product, First-Out): Rzadziej stosowana metoda, gdzie priorytet ma produkt, który najdłużej zalega w magazynie, niezależnie od daty dostawy. Może być użyteczna do „czyszczenia” magazynu ze starych, wolno rotujących towarów, ale nie chroni przed przeterminowaniem.

Więcej o innych metodach: https://wynajemmagazynu.pl/metoda-fifo-lifo-fefo-lofo-hifo-avco/

W tym zestawieniu FEFO wyróżnia się jako jedyna metoda w pełni skoncentrowana na kluczowym parametrze jakościowym – dacie ważności.

Wdrożenie FEFO: Inwestycja, która wymaga strategii

Przejście na FEFO to złożony projekt, który , który wymaga szczególnej uwagi.. Menedżerowie i właściciele firm muszą być przygotowani na potencjalne wyzwania, które mogą wpłynąć na powodzenie wdrożenia.

Realne wyzwania i jak sobie z nimi radzić

Wdrożenie to nie tylko zakup oprogramowania, ale zmiana organizacyjna.

• Koszty bezpośrednie vs. pośrednie: Inwestycja obejmuje nie tylko koszty bezpośrednie, jak licencje na system WMS czy zakup regałów przepływowych, ale także koszty pośrednie. Do tych drugich należą godziny poświęcone na szkolenie personelu, potencjalne przestoje operacyjne w okresie przejściowym oraz zasoby potrzebne do migracji danych.
• Opór organizacyjny: Zmiana często napotyka opór. Pracownicy mogą być przyzwyczajeni do starych metod, a zarząd może kwestionować wysokość inwestycji. Kluczem jest przedstawienie solidnego uzasadnienia biznesowego, pokazującego ROI (zwrot z inwestycji) przez pryzmat redukcji strat i minimalizacji ryzyka. Przekonanie pracowników wymaga z kolei szkoleń i jasnego komunikowania korzyści, jakie zmiana przyniesie także im – w postaci jaśniejszych procedur i mniejszej liczby błędów.
• Planowanie przestojów: Wdrożenie nowego systemu musi być zaplanowane tak, aby minimalizować zakłócenia. Najlepsze podejścia to wdrożenie etapowe (np. dla wybranej grupy produktów) lub realizacja projektu w okresach mniejszego ruchu magazynowego.
• Problem z integralnością danych: Co zrobić, jeśli historyczne dane o datach ważności są niekompletne lub błędne? Rozpoczęcie pracy z FEFO wymaga procesu „czyszczenia danych”. Należy przeprowadzić inwentaryzację i ręcznie wprowadzić poprawne daty dla całego stanu magazynowego. To pracochłonny, ale niezbędny krok startowy.

Organizacja magazynu i technologie wspierające FEFO

Fundamentem skutecznego systemu FEFO jest inteligentne połączenie fizycznej infrastruktury z zaawansowaną technologią, która staje się mózgiem całej operacji.

Infrastruktura fizyczna – fundament przepływu

Układ magazynu musi aktywnie wspierać, rotację według dat. Idealnym rozwiązaniem są regały przepływowe (grawitacyjne). Ich konstrukcja, oparta na rolkach z lekkim spadkiem, sprawia, że towar załadowany z jednej strony naturalnie przesuwa się w kierunku drugiej. To tworzy perfekcyjny korytarz dla zasady FEFO. W przypadku standardowych regałów paletowych, kluczowa staje się dyscyplina i strategia lokowania, na przykład przez strefowanie magazynu i wyznaczanie obszarów dla produktów o zbliżających się terminach.

Technologie wspierające – mózg operacji

Ręczne zarządzanie datami jest niemożliwe na dużą skalę. Dlatego kręgosłupem nowoczesnego systemu FEFO jest technologia.

• System Zarządzania Magazynem (WMS): To centrum dowodzenia. System WMS rejestruje datę ważności przy przyjęciu, przypisuje ją do konkretnej jednostki logistycznej i wskazuje optymalne miejsce składowania. Podczas kompletacji nie pozwala na przypadek – narzuca pracownikowi pobranie towaru z partii o najkrótszej dacie.
• Automatyzacja identyfikacji: Skanowanie jest kluczowe. Kody kreskowe (1D, 2D/QR) to standard, ale coraz większą rolę odgrywa technologia RFID (Radio-Frequency Identification). Tagi RFID pozwalają na bezdotykowe, masowe skanowanie towarów, na przykład całych palet przejeżdżających przez bramki. To eliminuje potrzebę ręcznego skanowania każdej paczki, drastycznie przyspieszając procesy i redukując ryzyko błędów.
• Integracja systemów: WMS nie działa w próżni. Musi być zintegrowany z systemem ERP (Enterprise Resource Planning). To z systemu ERP WMS pobiera informacje o zamówieniach do realizacji, a w drugą stronę informuje go o stanie zapasów i zrealizowanych wysyłkach. Ta dwukierunkowa komunikacja zapewnia spójność danych w całej firmie.
• Narzędzia dla pracowników: Nowoczesne terminale mobilne i systemy kompletacji głosowej (voice picking) prowadzą pracownika krok po kroku, podając precyzyjne instrukcje i minimalizując ryzyko pomyłki.

Zarządzanie wyjątkami w FEFO

Choć idealna procedura jest celem, logistyka często wymaga radzenia sobie z wyjątkowymi sytuacjami.Skuteczny system FEFO musi uwzględniać scenariusze awaryjne.

• Obsługa zwrotów: Jak traktować towar wracający od klienta, który ma wciąż ważną, ale krótką datę przydatności? System WMS powinien umożliwiać jego ponowne wprowadzenie na stan z odpowiednim priorytetem, tak aby został skierowany do wysyłki przed partiami o dłuższej dacie.
• Dostawy z krótką datą: Co zrobić, gdy dostawca przywozi towar z datą ważności krótszą niż partia już na magazynie? Należy zdefiniować jasne procedury akceptacji lub odrzucenia takich dostaw, często w oparciu o umowy z dostawcami. WMS może automatycznie flagować takie przypadki do decyzji kierownika.
• Uszkodzone etykiety i błędy ludzkie: Jakie są procedury awaryjne, gdy etykieta z datą jest nieczytelna? Musi istnieć proces weryfikacji i ponownego etykietowania. System WMS powinien również generować alerty, jeśli wykryje niezgodność – np. próbę pobrania towaru z niewłaściwej lokalizacji.

FEFO jako element strategii całego łańcucha dostaw

Metoda FEFO nie jest tylko operacją magazynową. Jej prawdziwa siła ujawnia się, gdy staje się integralną częścią strategii całej firmy.

• Współpraca z działem zakupów: Dane z systemu WMS o starzejących się zapasach to bezcenny sygnał dla działu zakupów. Być może należy renegocjować warunki z dostawcami, zamawiać mniejsze partie, ale częściej, aby lepiej dopasować podaż do popytu.
• Synergia ze sprzedażą i marketingiem: Informacja o zbliżającym się terminie ważności partii towaru to nie problem, lecz szansa. To idealny moment dla działu marketingu na zorganizowanie promocji, wyprzedaży lub kampanii cross-sellingowej. Zamiast utylizować towar, można go sprzedać z mniejszą marżą, unikając całkowitej straty.
• Spełnianie wymagań klientów: Duże sieci handlowe często stawiają rygorystyczne wymagania dotyczące minimalnego pozostałego okresu ważności towaru przy dostawie (np. 70% całkowitego okresu przydatności). System FEFO, poprawnie skonfigurowany, gwarantuje spełnienie tych warunków, chroniąc przed kosztownymi karami umownymi i odmową przyjęcia towaru.

Mierzenie sukcesu: FEFO w liczbach

Aby ocenić skuteczność FEFO i ciągle doskonalić procesy, należy monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

• Wskaźnik strat z tytułu przeterminowania: Wyrażony procentowo lub wartościowo, pokazuje, jaka część zapasów została zutylizowana. To najważniejszy miernik sukcesu.
• Dokładność kompletacji wg daty ważności: Procent zamówień zrealizowanych zgodnie z wytycznymi systemu.
• Średni wiek zapasów w magazynie: Pozwala śledzić, czy produkty nie „starzeją się” na regałach.

Studium przypadku – kwantyfikacja korzyści

Rozważmy hipotetyczny scenariusz: Firma z branży spożywczej przed wdrożeniem FEFO notowała straty z tytułu przeterminowania na poziomie 2,5% rocznych obrotów, co przekładało się na 400 000 zł. Po wdrożeniu systemu WMS, przeszkoleniu personelu i reorganizacji procesów, straty spadły do poziomu 0,4%, generując oszczędności rzędu 336 000 zł rocznie. Inwestycja w system zwróciła się w mniej niż 18 miesięcy, a do tego doszły korzyści niefinansowe, takie jak wzrost wskaźnika satysfakcji klienta i wzmocnienie pozycji negocjacyjnej z sieciami handlowymi.

Czynnik ludzki w systemie FEFO

Nawet najbardziej zaawansowany system i perfekcyjnie zaprojektowany magazyn nie zadziałają bez kluczowego elementu: kompetentnego i zaangażowanego personelu. Technologia jest potężnym narzędziem, ale to ludzie nadają jej skuteczność.

Szkolenie jest absolutną podstawą. Każdy pracownik musi nie tylko znać procedury, ale przede wszystkim rozumieć, dlaczego metoda FEFO jest tak ważna. Świadomość konsekwencji jest najlepszym motywatorem. Równie istotna jest dyscyplina procesowa. W systemie FEFO nie ma miejsca na skróty. Odłożenie palety w przypadkowym miejscu, może zniweczyć cały wysiłek. Kluczowe jest budowanie kultury odpowiedzialności, w której pracownicy proaktywnie zgłaszają nieprawidłowości, czując się współautorami sukcesu operacyjnego.

Podsumowanie: FEFO jako inwestycja w jakość i rentowność

Metoda FEFO to znacznie więcej niż logistyczna reguła. To strategiczna filozofia zarządzania, która stanowi fundament dla firm działających w branżach o wysokich wymaganiach jakościowych. Chroni przed stratami finansowymi, zabezpiecza przed ryzykiem prawnym i, co najważniejsze, buduje zaufanie konsumentów.

Wdrożenie FEFO to inwestycja – w technologię, w ludzi i w procesy. Jednak zwrot z tej inwestycji jest niepodważalny. Przejawia się w zminimalizowanych stratach, optymalizacji przepływu towarów i solidnej reputacji. W dzisiejszej rzeczywistości nie jest to luksus, lecz fundamentalny element nowoczesnego, odpowiedzialnego i rentownego łańcucha dostaw.

Kluczowe informacje

• Metoda FEFO (First Expired, First Out) priorytetyzuje wydawanie produktów z najkrótszą datą ważności. Jest kluczowa dla branż spożywczej czy farmaceutycznej, minimalizując straty finansowe oraz ryzyko związane z bezpieczeństwem i reputacją.
• Wdrożenie FEFO to złożony proces, wymagający inwestycji w systemy WMS, regały przepływowe oraz szkolenia personelu. Kluczowe jest pokonanie oporu organizacyjnego i zapewnienie integralności danych historycznych dla efektywności.
• Skuteczne funkcjonowanie FEFO opiera się na zaawansowanych technologiach, w tym systemach zarządzania magazynem (WMS), automatycznej identyfikacji (RFID) oraz integracji z systemami ERP. Narzędzia te automatyzują procesy i wspierają precyzyjne zarządzanie datami ważności.
• FEFO stanowi strategiczny element zarządzania całym łańcuchem dostaw, umożliwiając optymalizację procesów zakupowych, wspierając działania sprzedażowe oraz zapewniając zgodność z rygorystycznymi wymaganiami klientów i przepisami prawnymi.

Źródła

• https://dlamagazynu.pl/metoda-fefo-czym-jest-zalety-zasady/
• https://cyrekdigital.com/pl/baza-wiedzy/wms-system-zarzadzania-magazynem/
• https://industrial.pl/aktualnosci/poradniki/819-metoda-fefo-na-czym-polega-ta-metoda-magazynowania-
• https://wms.futuriti.pl/systemy-wms-w-magazynach-chlodniczych-wyzwania-funkcjonalnosci-i-wymagania-branzowe/
• https://www.softwarestudio.com.pl/magazyn-wms-net/fefo/
• https://en.wikipedia.org/wiki/FirstExpired,First_Out
• https://industrial.pl/aktualnosci/poradniki/819-metoda-fefo-na-czym-polega-ta-metoda-magazynowania-
• https://www.savinodelbene.com/fifo-fefo-what-they-are-how-they-work/
• https://dlamagazynu.pl/metoda-fefo-czym-jest-zalety-zasady/
• https://www.mecalux.pl/blog/fefo
• https://www.wfirmie.pl/metody-wyceny-zapasow-fifo-lifo-fefo-hifo-i-lofo-czym-sa-i-jak-sie-roznia/
• https://nowoczesny-przemysl.pl/wp-content/uploads/2024/07/NowoczesnyPrzemyslpdf
• https://www.globkurier.pl/ciekawostki/zasada-fifo-i-fefo-co-to-jest
• https://fakturownia.pl/metoda-fifo-lifo-fefo-lofo-hico-i-avco-czym-sa-i-czym-sie-od-siebie-roznia
• https://www.bbquality.pl/fifo/
• https://elplc.com/wskazniki-produkcyjne-kpi-na-produkcji-ktore-warto-znac-i-monitorowac/
• https://implemo.pl/baza-wiedzy/najwazniejsze-wskazniki-kpi/
• https://www.ifirma.pl/blog/kluczowe-wskazniki-efektywnosci-kpi-co-to-takiego-finansowe-i-niefinansowe-kpi/
• https://mfiles.pl/pl/index.php/Kluczowewska%C5%BAnikiefektywno%C5%9Bci
• https://hermespol.com.pl/co-to-jest-fefo/
• https://foodcom.pl/zasada-fefo-priorytet-swiezosci-w-zarzadzaniu-magazynem/
• https://www.polskamagazyny.pl/baza-wiedzy/poradniki/zasada-fifo-lifo-fefo-metody-zarzadzania-magazynem
• https://dlamagazynu.pl/metoda-fefo-czym-jest-zalety-zasady/
• https://logifact.pl/blog/proces-kompletacji-w-magazynie/
• https://wartoszkolic.pl/baza-wiedzy/zasady-fifo-lifo-i-fefo-kilka-slow-o-technikach-skladowania/