Fair wear and tear w magazynie. Co musisz wiedzieć, zanim zdasz klucze właścicielowi?

Zbliża się koniec umowy najmu magazynu i zaczynasz się zastanawiać, co z kaucją? A może dopiero planujesz wynająć powierzchnię? Fair wear and tear to jeden z tych zapisów w umowie, który może zadecydować o Twoich pieniądzach.

Dowiedz się, czym jest fair wear and tear w magazynie, dlaczego jego interpretacja bywa problematyczna i jak uniknąć nieporozumień przy zdaniu powierzchni.

Czym jest fair wear and tear w umowie najmu?

Fair wear and tear oznacza naturalne zużycie lokalu, wynikające z jego codziennego, zgodnego z przeznaczeniem użytkowania. Zapis na ten temat powinien zostać umieszczony w umowie najmu.

Ale uwaga, może on mieć wiele twarzy. W praktyce to, co dla najemcy będzie oczywistym skutkiem eksploatacji, dla właściciela może już być powodem do roszczeń. Dlatego tak ważne jest, by w umowie najmu bardzo precyzyjnie zdefiniować, co dana strona rozumie przez „normalne zużycie” – a co już przekracza jego granice.

Fair wear and tear nie oznacza „zwrotu w dowolnym stanie” – chodzi o zużycie proporcjonalne do czasu trwania najmu i sposobu użytkowania powierzchni. Z tego powodu zapis ten jest nierozerwalnie związany z dokumentacją techniczną magazynu, protokołami odbioru, historią konserwacji oraz zakresem obowiązków przypisanych najemcy w trakcie umowy.

Przykłady normalnego zużycia magazynu

Zastanawiasz się, co właściciel powinien uznać za naturalne zużycie magazynu, które nie obciąża Twojej kaucji? Klucz tkwi w rozróżnieniu między skutkiem codziennego, zgodnego z przeznaczeniem użytkowania, a zaniedbaniem czy niewłaściwym wykorzystaniem powierzchni.

Co dokładnie można uznać za fair wear and tear w magazynie?

• Zarysowania i wytarcia na posadzce przemysłowej, szczególnie w głównych ciągach komunikacyjnych, strefach załadunku i przy rampach – są efektem z intensywnej pracy wózków widłowych i ruchu palet.
• Stopniowe zmatowienie, przebarwienia lub zabrudzenia ścian, szczególnie w korytarzach i przy wejściach – wynikają z obecności kurzu, kontaktu z towarem czy osób pracujących w hali.
• Obniżenie wydajności opraw LED, które po kilku latach tracą część swojej jasności to efekt zużycia technologicznego.
• Drobne odpryski farby na bramach przemysłowych czy drzwiach technicznych, powstałe przy codziennej eksploatacji.
• Naturalne zużycie elementów gumowych, uszczelek i rolek w systemach drzwiowych i dokach przeładunkowych.
• Ślady po montażu regałów magazynowych, jeśli zostały zamontowane zgodnie z zasadami i usunięte bez uszkodzenia konstrukcji hali.
• Lekkie zużycie posadzek w biurach, kuchniach socjalnych i sanitariatach, np. wytarcia wykładzin, delikatne rysy na panelach, osady wapienne na armaturze, wynikające z eksploatacji.

Co nie podlega pod fair wear and tear?

Nie wszystko da się „zrzucić” na naturalne zużycie. Wynajmujący ma prawo oczekiwać, że najemca zwróci nieruchomość w stanie niepogorszonym, pomijając standardowe zużycie. Jeśli tak nie jest, ma prawo dochodzić naprawy na koszt najemcy, często właśnie poprzez potrącenie odpowiedniej kwoty z kaucji.

Pod fair wear and tear najczęściej nie podlegają:

• uszkodzenia konstrukcyjne, np. pęknięcia posadzki spowodowane niewłaściwym użytkowaniem wózków widłowych,
• trwałe zabrudzenia ścian lub podłóg, np. plamy oleju czy chemikaliów,
• zniszczone instalacje elektryczne lub hydrauliczne,
• brak konserwacji systemów technicznych, który doprowadził do ich uszkodzenia,
• pozostawione elementy wyposażenia, np. regały, mocowania czy instalacje, które nie zostały usunięte, mimo obowiązku przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego.

Jak fair wear and tear wpływa na rozliczenie kaucji?

Obecność precyzyjnego zapisu o fair wear and tear w magazynie w umowie to podstawa spokojnego i bezkonfliktowego zakończenia współpracy.

Dzięki niemu, przy zdaniu powierzchni, każda ze stron może odwołać się do konkretnego, wcześniej uzgodnionego zakresu zużycia. Znacząco ogranicza to ryzyko nieporozumień. Właściciel nie może dowolnie interpretować stanu technicznego obiektu, a najemca wie, czego się spodziewać. Rozliczenie kaucji opiera się wtedy na faktach, a nie subiektywnych ocenach.

Jasno określony zakres tego, co jest uznawane za zużycie standardowe, a co już wymaga naprawy na koszt najemcy, pozwala uniknąć sporów i niepotrzebnego stresu. To szczególnie istotne, gdy kończysz najem w pośpiechu, masz już nowe miejsce i zależy Ci na szybkim odzyskaniu środków z kaucji.

Działa to jednak tylko wtedy, gdy odpowiedni zapis jest wystarczająco precyzyjny i szczegółowy.

Dlaczego definicja fair wear and tear powinna być precyzyjna w umowie najmu?

Właśnie dlatego tak ważne jest, aby fair wear and tear nie był tylko pustym hasłem, lecz szczegółowo opisanym elementem umowy. Ogólne sformułowania typu „standardowe zużycie wynikające z eksploatacji” dają zbyt duże pole do własnych interpretacji. Wynajmujący może twierdzić, że nawet drobna rysa na posadzce wykracza poza normę, podczas gdy Ty – jako najemca – uznajesz ją za efekt codziennej pracy magazynu. Kto ma rację? Tylko dobrze przygotowana umowa najmu magazynu może to jednoznacznie rozstrzygnąć.

Warto opisać konkretne przypadki – np. stan posadzki, ścian, oświetlenia czy bram – oraz określić sposób dokumentowania zużycia tych elementów.

Dobrym rozwiązaniem jest odwołanie się w umowie do wstępnej dokumentacji technicznej, okresu eksploatacji oraz oczekiwanej intensywności użytkowania powierzchni. Im mniej miejsca na dowolność, tym większe bezpieczeństwo – zarówno dla Ciebie, jak i dla wynajmującego.

Pomocna będzie także bieżąca dokumentacja stanu obiektu – zdjęcia, protokoły serwisowe, a także ewentualne zgłoszenia usterek w trakcie trwania najmu.