System WMS w magazynie. Czy wynajmowany magazyn jest gotowy na wdrożenie systemu do zarządzania?

Coraz więcej najemców powierzchni magazynowych decyduje się na wdrożenie nowoczesnych systemów zarządzania magazynem – WMS.

Automatyzacja, kontrola stanów magazynowych, śledzenie towarów w czasie rzeczywistym – brzmi dobrze, prawda? Czy jednak każdy magazyn faktycznie nadaje się do pracy z takim systemem? Przed podpisaniem umowy najmu warto to sprawdzić.

Czym jest system WMS i jakie korzyści przynosi?

System WMS (Warehouse Management System) to specjalistyczne oprogramowanie, które wspiera zarządzanie operacjami magazynowymi. Pomaga we wszystkich procesach: od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, kompletację, aż po wysyłkę.

WMS:

• zwiększa efektywność pracy,
• minimalizuje ryzyko błędów,
• poprawia kontrolę nad zapasami,
• przyspiesza realizację zamówień.

Jeśli chcesz, by Twój magazyn działał jak dobrze naoliwiona maszyna, system WMS może być doskonałym rozwiązaniem. Dzięki niemu wiesz, gdzie znajduje się każda jednostka towaru, jaki jest poziom zapasów, co przyjęto, a co wyjechało – wszystko w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie WMS to także krok w kierunku automatyzacji i przygotowanie gruntu pod dalszy rozwój, np. integrację z robotami magazynowymi czy automatyką regałową.

Kluczowe wymagania techniczne pod wdrożenie systemu WMS w magazynie

Czy jednak każdy magazyn można „uzbroić” w system WMS? Teoretycznie tak, ale praktyka pokazuje, że wiele zależy od jego technicznego przygotowania.

System WMS w magazynie potrzebuje przede wszystkim odpowiedniego środowiska – komputerów czy skanerów, a także infrastruktury wspierającej bezproblemowe działanie oprogramowania.

Zacznij od sprawdzenia:

• czy w magazynie jest stały dostęp do internetu,
• czy przestrzeń pozwala na rozmieszczenie punktów dostępowych Wi-Fi, by objąć zasięgiem całą halę,
• czy można wprowadzić system kodów kreskowych lub RFID.

Jeśli nie, wdrożenie WMS będzie znacznie trudniejsze – albo bardzo kosztowne.

Infrastruktura IT: okablowanie, sieć Wi-Fi i zasilanie dla systemu WMS

Nie ma efektywnego systemu WMS bez solidnej infrastruktury IT. To fundament, który decyduje, czy oprogramowanie będzie działać płynnie i bez zakłóceń. Na co zwrócić uwagę?

• Sieć Wi-Fi. Zasięg musi obejmować każdą strefę magazynu – od rampy załadunkowej po ostatni regał na antresoli. Zrywanie połączenia to jeden z najczęstszych problemów przy pracy z WMS.
• Zasilanie. Warto sprawdzić, czy w hali są dostępne punkty zasilania dla terminali mobilnych, drukarek etykiet, komputerów stacjonarnych czy stacji dokujących.
• Okablowanie LAN. Choć Wi-Fi to podstawa, niektóre elementy systemu mogą wymagać stabilnych połączeń przewodowych. Magazyn powinien umożliwiać bezpieczne prowadzenie instalacji sieciowej.

Jeśli obiekt nie ma takiej infrastruktury, może się okazać, że przed wdrożeniem systemu WMS będziesz musiał zainwestować niemałe środki we własnym zakresie.

Możliwości integracji WMS z istniejącymi systemami budynkowymi

System WMS może znacząco zwiększyć efektywność operacyjną, jeśli zostanie odpowiednio zintegrowany z infrastrukturą techniczną magazynu. Chodzi o rozwiązania, takie jak systemy kontroli dostępu, monitoring CCTV, automatyczne bramy, oświetlenie sterowane czujnikami czy instalacje HVAC.

Synchronizacja procesów

Integracja pozwala na lepszą synchronizację procesów, np. automatyczne otwieranie bram przy zatwierdzeniu wysyłki w systemie czy uruchamianie oświetlenia w aktywnej strefie kompletacji.

Centralne zarządzanie magazynem

Warto również zweryfikować możliwość komunikacji WMS z systemami BMS (Building Management System). Umożliwia to centralne zarządzanie całym obiektem.

Już na etapie wyboru magazynu dobrze jest przeanalizować, czy istniejące systemy umożliwiają taką integrację i czy właściciel obiektu przewiduje jej rozwój w przyszłości.

Umowa najmu a WMS. Jakie zapisy są istotne?

Czasem największe ograniczenia nie wynikają z techniki, a z… papieru. Umowa najmu powinna jasno określać Twoje prawo do modernizacji powierzchni magazynowej, instalacji urządzeń IT, prowadzenia okablowania czy montażu urządzeń na stałe.

Warto też zwrócić uwagę na zapisy dotyczące:

• demontażu instalacji po zakończeniu umowy,
• odpowiedzialności za uszkodzenia wynikające z ingerencji w infrastrukturę budynku,
• współpracy właściciela w razie potrzeby przekształcenia części powierzchni pod potrzeby systemu WMS.

Negocjując umowę, upewnij się, że nie ogranicza ona Twojej możliwości rozwoju i digitalizacji procesów magazynowych.

Ocena gotowości magazynu. Co sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Zanim podpiszesz umowę najmu, zrób techniczny audyt. Sprawdź, czy obiekt spełnia minimalne warunki pod kątem wdrożenia systemu WMS. Warto, by w ocenie uczestniczyli specjaliści IT lub firma wdrażająca WMS. Wychwycą oni potencjalne problemy, których Ty możesz nie zauważyć.

Zastanów się też, czy przestrzeń magazynowa odpowiada specyfice Twojej działalności:

• Czy układ regałów umożliwia pracę z terminalami mobilnymi?
• Czy dostęp do stref załadunku i rozładunku jest adekwatny do automatycznych procesów?
• Czy w budynku działa stabilna klimatyzacja lub wentylacja, które zapewnią odpowiednie warunki dla urządzeń IT?

System WMS w magazynie może diametralnie zmienić sposób, w jaki prowadzisz logistykę swojej firmy – jednak tylko wtedy, gdy warunki techniczne na to pozwalają. Wynajmowany magazyn nie zawsze jest gotowy na taką transformację, dlatego warto dokładnie ocenić jego infrastrukturę i możliwości przed podpisaniem umowy.