Audyt logistyczny – etapy, zadania, rezultaty i cele

Co to jest audyt logistyczny

Logistyka to termin, który pojawia się w kontekście działania każdego przedsiębiorstwa. Określa on bardzo szeroki proces, w ramach którego wykonuje się planowanie i realizuje określone zadania, a także przeprowadza kontrolę, której zadaniem jest ocena efektywności procesów. Logistyka ma ogromne znaczenie w zarządzaniu, szczególnie, że w wielu podmiotach wykorzystywany jest system logistyczny przedsiębiorstwa, oparty o zintegrowane systemy zarządzania.

Audyt logistyczny jest narzędziem, które umożliwia dokładną analizę i ocenę procesów, ich efektywności, wykorzystania zasobów, stosowanych narzędzi i technologii, a także ocenę obowiązujących regulaminów przez pryzmat działania firmy, ich skuteczności czy przestrzegania przez pracowników. Wykonywany najczęściej przez zewnętrzne podmioty, specjalizujące się w przeprowadzaniu badań, ocen, posiadających dostęp do narzędzi wspomagających analizę i prezentację wyników. Audytorzy posiadają odpowiednie wykształcenie i rozległą wiedzę. Opracowany przez specjalistów dokument zawiera rzetelną i precyzyjną ocenę sytuacji bieżącej oraz wskazówki co i w jaki sposób poprawić, aby cały proces realizowany był skuteczniej.

Audyt pozwala optymalizować zużycie materiałów i surowców podczas produkcji, poprawić jakość obsługi klientów, przepływu informacji itp. Prowadzenie oceny dotyczyć może zarówno całego podmiotu, jak też jego poszczególnych działów. Jego regularna realizacja umożliwia stałe monitorowanie funkcjonowania przedsiębiorstwa, zbieranie danych i ocenę sytuacji, aby w miarę możliwości jak najszybciej zapobiegać potencjalnym trudnościom, które mogą doprowadzić do poważnego kryzysu.

W niektórych podmiotach kadra zarządzająca decyduje się na zatrudnienie wewnętrznego audytora, którego praca polega na regularnej ocenie procesów i działania. W ten sposób ocena może być prowadzona na bieżąco, w zależności od indywidualnych potrzeb działu lub całej firmy. Osoba zatrudniona na stanowisku audytora może kolejno oceniać poszczególne działy, a następnie również monitorować skuteczność wdrażanych modyfikacji.

Zadaniem audytora jest ocena jakości procesów, produktywności działania i wykorzystywanej technologii, jako czynników znajdujących się wewnątrz firmy oraz czynników zewnętrznych, które mogą wpływać na prawidłową realizację procesów.

Warto mieć na uwadze, że do przeprowadzenia audytu potrzebny jest czas. Najczęściej potrzebnych jest kilka tygodni, aby osoba realizująca audyt mogła dokładnie poznać i prześledzić procesy realizowane w firmie, natomiast dokładny czas uzależniony jest od wielu czynników, w tym specyfiki działania podmiotu, zakresu kontroli. Audyt logistyczny obejmuje m.in. analizę procesów magazynowych, dokumentacji działalności, ocenę organizację magazynu, a także wydajności pracy personelu.

Etapy audytu logistycznego

Decydując się na wykonanie audytu logistycznego należy mieć świadomość, że obejmuje on bardzo rozległe działania, dlatego jego opracowanie wymaga czasu. Z tego względu proces podzielony jest na etapy, w obrębie których przeprowadzane są konkretne zadania. W całym postępowaniu wyróżnić można trzy główne etapy audytu logistycznego, obejmujące fazę koncepcyjną, realizację badań oraz sprawdzenie wyników. Firma, która chce uzyskać rzetelne i wiarygodne informacje powinna ściśle współpracować z audytorem, dostarczając wszelkich informacji oraz niezbędną do oceny dokumentację.

Jednym z ważniejszych elementów jest przedstawienie danych dotyczących zachodzących w podmiocie procesów. Szczególnie ważne są także informacje dotyczące kontrahentów, którzy uczestniczą w wybranych procesach. Opracowanie audytu wymaga szerokiego ujęcia tematu, co oznacza, że uwzględnić trzeba również opinie dostawców. Perspektywa podmiotów kooperujących z firmą może wnieść do analizy wiele informacji, istotnych dla wykonania obiektywnej oceny działania.

Punktem wyjściowym dla każdego audytu jest stworzenie harmonogramu działań,
który pomoże rzetelnie ocenić realizację poszczególnych procesów. Fundamentem działań jest ustalenie sytuacji bieżącej, czyli diagnostyka sytuacji w momencie rozpoczęcia prac. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie audytu musi zgromadzić dane, które pozwolą właściwie ocenić funkcjonowanie podmiotu lub wybranego działu, jak np. audyt magazynu. Jest to możliwe, jeśli audytor podchodzi do swojego zadania profesjonalnie, rzetelnie i kompleksowo, postępując metodycznie, zgodnie z najnowszym stanem wiedzy.

Po przygotowaniu wstępnych założeń, określeniu zakresu działań oraz sformułowaniu głównego celu, realizowany jest audyt logistyczny, bazujący na pozyskanych danych. Kolejnym krokiem jest porównanie ich ze stanem optymalnym oraz przygotowanie wyczerpującego raportu, będącego podstawą do podejmowania decyzji biznesowych.

W oparciu o zebrane informacje można opracować dane i wykonać fachową ekspertyzę. Specjalista wykonuje analizę procesów logistycznych, oceniając ich wydajność, określając mocne i słabe strony. Ustalenie sytuacji faktycznej, szans i zagrożeń, pozwala określić dalszy kierunek działania. Na tej podstawie formułowane są wnioski z propozycjami poprawy.

Należy podkreślić, że osoba wykonująca audyt logistyczny zyskuje dostęp do szeregu istotnych informacji, które pozwalają na rzetelną ocenę sytuacji i sformułowanie wiarygodnych wniosków, a jednocześnie są danymi wrażliwymi, decydującymi o konkurencyjności podmiotu. Dlatego też podmiot wykonujący audyt zobowiązany jest
do zachowania tajności informacji. Na każdym etapie audytu logistycznego zachowana musi zostać obiektywność podczas oceny stanu faktycznego, co jest podstawą profesjonalnego podejścia. Najlepiej zdecydować się na współpracę z podmiotem niezależnym, brak jakichkolwiek powiązań przyczynowo-skutkowych z badaną firmą daje gwarancję rzetelnej i obiektywnej oceny. Każdy audyt powinien zakończyć się końcową weryfikacją, w której audytor weryfikuje merytoryczną oraz formalną poprawność dokumentu.

Cele audytu logistycznego

Decyzja o wykonaniu audytu logistycznego podyktowana jest różnymi czynnikami. Zlecany przez kierownictwo lub zarząd przedsiębiorstwa, umożliwia weryfikację zgodności danych przekazywanych przez poszczególne działy ze stanem faktycznym. Ocenie i analizie poddawane mogą być różne aspekty działania firmy, np. proces produkcji, wykorzystanie i stan zasobów magazynowych czy sposób realizacji powierzonych zadań przez pryzmat obowiązujących w podmiocie regulaminów.

Podkreśla się, że cele audytu logistycznego obejmują przede wszystkim prezentację informacji niezbędnych do poprawy bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, w kontekście logistyki i zarządzania procesami. Nadrzędnym zadaniem jest tu wytypowanie tych procesów i elementów systemu logistycznego przedsiębiorstwa, w obrębie których można podjąć działania, w efekcie których wzrośnie wydajność i efektywność, a koszty i zużycie materiałów zostaną zoptymalizowane i ograniczone.

Podczas audytu logistycznego w magazynie bardzo ważne jest, aby przeprowadzić precyzyjną ocenę realizowanych procesów magazynowych, w szczególności obejmujących dane dotyczące wydania i przyjęcia towarów w określonym przedziale czasowym (np. godzina, zmiana), a także stopnia wykorzystania dostępnej przestrzeni magazynowej. Ważne są również procesy obejmujące pracę magazynu, w tym wydajność i efektywność działania strefy przeładunkowej czy organizacji systemów składowania. Praca audytora obejmuje również ocenę dokumentacji oraz pracę osób zatrudnionych w danym obszarze firmy. Tylko ocena poszczególnych łańcuchów procesu umożliwia opracowanie raportu.

Audyt logistyczny pozwala na dokładną analizę sytuacji bieżącej oraz jakości procesów, przepływu informacji, wykorzystania dostępnych zasobów, w tym także czynnika ludzkiego. Wykonana analiza i przygotowany na podstawie prawdziwych danych raport pomagają usprawnić proces decyzyjny. Dzięki określeniu sytuacji stanowiących potencjalne zagrożenie, firma może na czas zareagować, wdrażając odpowiednie modyfikacje i zapobiec poważnym komplikacjom.

Duże znaczenie ma wskazanie sposobów przezwyciężenia trudności, dzięki którym wybrany proces lub całe przedsiębiorstwo będą funkcjonowały lepiej. Wnioski znajdujące się w sprawozdaniu mogą pomóc wyeliminować wiele problemów wpływających na prawidłowe funkcjonowanie podmiotu. Pozwala zoptymalizować łańcuch dostaw, aby firma nie zamrażała kapitału lokując go w zbyt duże zapasy półproduktów, a jednocześnie, aby było ich tyle, by stany magazynowe pozwalały zabezpieczyć ciągłość produkcji. Wykonany audyt umożliwia wskazanie tzw. wąskiego gardła w procesie zaopatrzenia linii produkcyjnej.

Wykonanie profesjonalnego audytu niesie ze sobą wymierne korzyści. Dostarcza kadrze zarządzającej szereg istotnych informacji dotyczących obszarów wymagających poprawy oraz wskazuje określone kierunki działania i zadania, których realizacja pomoże usprawnić działanie i wyeliminować potencjalne błędy. Dokument stanowi niezależną, ekspercką ocenę stanu bieżącego, ale firma uzyskuje rzetelne informacje określające słabe i silne strony podmiotu. Wiedza ta jest niezbędna, aby odpowiednio planować działanie firmy. Podmiot zyskuje gotowe do wdrożenia rozwiązania, pozwalające podejmować decyzje biznesowe dotyczące kierunku dalszego działania.

Rzetelnie przeprowadzony audyt pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów magazynowych, planować dostawy, zarządzać dostępnymi materiałami i komponentami w taki sposób, aby zwiększyć oszczędności przedsiębiorstwa oraz ograniczyć nadwyżki magazynowe oraz związane z przechowywaniem wydatki. Finalny raport pozwala też wskazać obszary magazynu, które nie są w pełni efektywnie wykorzystywane.

Dobrze przygotowany audyt nie tylko wskazuje problem, ale wyszczególnia jego przyczyny oraz możliwe sposoby rozwiązania. Należy mieć świadomość, że błędy na poziomie zarządzania powierzchnią magazynową rzutować mogą na prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.