Audyt magazynu – na czym polega?

Na czym polega audyt operacji magazynowych?

Audyt operacji magazynowych to proces oceny i analizy procesów, praktyk, technologii oraz systemów stosowanych w magazynie. Jego celem jest identyfikacja obszarów, które wymagają poprawy, zwiększenie efektywności oraz eliminacja potencjalnych zagrożeń. Jednym z jego głównych zadań jest optymalizacja kosztów, poprzez zidentyfikowanie obszarów, w których możliwe są oszczędności – na przykład zmniejszenie strat, poprawę wydajności procesów lub lepsze wykorzystanie zasobów.

Badanie procesów magazynowych może również ujawnić niewłaściwe praktyki lub przestarzałe technologie. Wdrożenie rekomendowanych zmian umożliwia wzrost wydajności, co – zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które stale się rozwijają – sprawia, że zasoby logistyczne nie stają się barierą dla dalszego wzrostu sprzedaży i biznesu.

Przeprowadzając audyt magazynu, często identyfikowane są również problemy związane z jakością produktów w nim przechowywanych, na przykład w wyniku zastosowania niewłaściwych technologii składowania. Poprawa tych aspektów, między innymi poprzez zmniejszenia stopnia uszkodzeń i braków w wysyłkach i dostawach, może znacząco wpłynąć na zadowolenie klientów oraz ich lojalność. Istotnym elementem audytów operacji magazynowych jest również ocena zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników oraz mienia. Dzięki temu można podjąć odpowiednie środki prewencyjne i uniknąć potencjalnych wypadków.

Wymagania związane z operacjami magazynowymi często zmieniają się w czasie, dlatego niespójność pomiędzy początkowym projektem magazynu i potrzebami biznesu nierzadko prowadzi do nieefektywności. Zwłaszcza w przypadku operacji magazynowych funkcjonujących już od kilku lub kilkunastu lat, audyt pomaga w odpowiedzi na pytanie, czy obecne procesy i technologie magazynowe są w pełni dostosowane do aktualnych
i przyszłych wymagań biznesu oraz jakie działania należy podjąć, aby to dostosowanie zwiększyć, co w dłuższej perspektywie przyczyni się do wzrostu rentowności i sukcesu firmy.

Jak przeprowadzić audyt magazynu?

Przed przeprowadzeniem audytu logistyki magazynowej, należy się do niego odpowiednio przygotować, aby uzyskać wiarygodne wyniki oraz zmaksymalizować korzyści płynące z analizy operacji i danych. Jak przeprowadzić audyt magazynu w sposób uporządkowany? Przedstawiamy niezbędne kroki:

1. Pierwszą decyzją niezbędną do podjęcia jest uzgodnienie, czy audyt będzie przeprowadzony wewnętrznymi zasobami, czy ze wsparciem zewnętrznych konsultantów. Wewnętrzni audytorzy dysponują zazwyczaj większym zrozumieniem specyfiki danej firmy oraz aktualnych procesów i obowiązujących procedur,
   co może być zaletą, ale nierzadko ogranicza również potencjał do wprowadzenia kreatywnych zmian, nieobciążonych przyzwyczajeniem do istniejących często od lat sposobów funkcjonowania. Skorzystanie ze wsparcia doświadczonych konsultantów umożliwia z kolei szersze spojrzenie na biznes oraz zapoznanie się
   z najlepszymi praktykami w danej branży.
2. Kolejnym krokiem przed przeprowadzeniem audytu powinno być zdefiniowanie najważniejszych celów, jakie zamierzamy dzięki niemu osiągnąć – na przykład poprawy jakości, redukcji kosztów lub zwiększenia bezpieczeństwa. Na tej podstawie należy następnie sporządzić harmonogram audytu oraz listę obszarów, które mają zostać przeanalizowane, uwzględniając cele oraz priorytety firmy. Warto również z wyprzedzeniem poinformować pracowników o planowanym audycie,
   jego celach oraz planie działania. Zachęcenie pracowników do współpracy oraz przedstawienia swoich własnych obserwacji pozwala często uzyskać dodatkową perspektywę podczas wizyty konsultanta w magazynie.
3. Przed audytem należy również zgromadzić i wstępnie przeanalizować niezbędne dane, które pozwolą na dokładną ocenę procesów magazynowych. Obejmuje to zarówno podstawowe informacje o magazynie (powierzchnia, pojemność, layout, specyfikacja techniczna budynku itp.), dokumentację obecnych procesów magazynowych, jak i bardziej szczegółowe raporty danych historycznych i prognoz, w tym w szczególności zapasów, przyjęć, kompletacji i wydań.
4. Istotnym elementem przygotowania do audytu magazynowego jest również zebranie informacji dotyczących zasobów, w tym struktury organizacyjnej, wielkości zatrudnienia oraz danych na temat sprzętu, oraz technologii stosowanych
   w magazynie. Uzupełnieniem tych informacji powinny być również raporty operacyjne, w tym wskaźniki KPI takie jak na przykład czas realizacji zamówień, wydajność poszczególnych procesów oraz stopień wykorzystania przestrzeni i pojemności magazynu.

Przebieg audytu operacji magazynowych

Podczas wizyty konsultanta logistycznego w magazynie w ramach audytu operacyjnego, rekomendowane jest zapoznanie się z wszystkimi procesami magazynowymi – od rozładunków i przyjęć, poprzez rozlokowanie towaru i uzupełnienie lokalizacji, aż po kompletację, pakowanie, wydania i załadunku. W każdym obszarze, oprócz przeglądu poszczególnych procesów, warto również skupić się na głównych wyzwaniach związanych z ich obsługą w celu identyfikacji potencjalnych usprawnień oraz oceny potencjału poprawy efektywności. Ocena organizacji magazynu obejmuje również sprawdzenie,
w jakiej strefie w budynku realizowany jest dany proces oraz czy przestrzeń jest wykorzystana efektywnie.

W ramach audytu rozmowa z pracownikami na różnych stanowiskach pomaga uzyskać informacje na temat ich doświadczeń, problemów i sugestii dotyczących poprawy operacji magazynowych. Podczas tych rozmów oraz przeglądu poszczególnych procesów, należy szczególnie zwrócić uwagę na obszary, które mogą być źródłem problemów. Połączenie obserwacji i z analizą zebranych danych, w tym szczególnie porównując rzeczywiste wyniki z oczekiwanymi wskaźnikami wydajności, pozwoli następnie na wyszukanie wzorców wskazujących na problemy lub obszary niskiej wydajności.

Na podstawie analizy danych oraz obserwacji, po zakończeniu audytu, konsultant opisuje w prezentacji podsumowującej projekt obszary, które wymagają poprawy lub korekty. Na tej podstawie opracowywane są konkretne, praktyczne rekomendacje dotyczące rozwiązania wykrytych problemów oraz optymalizacji operacji magazynowych. Wyniki audytu są następnie przedstawiane zarządowi firmy lub innym jej przedstawicielom w celu omówienia kluczowych ustaleń oraz uzgodnienia proponowanych działań naprawczych.

Audyt magazynu: podsumowanie

Audyt magazynu nie powinien jednak kończyć się tylko w momencie zaprezentowania wynikających z niego wniosków. Wskazana jest dalsza współpraca konsultanta logistycznego z zarządem oraz pracownikami w celu wdrożenia zalecanych zmian, monitorowania postępów oraz ich rzeczywistego wpływu na wydajność magazynu, oraz poziom kosztów. Wnioski z audytu oraz status wdrażania wynikających z niego rekomendacji warto też aktualizować regularnie, aby monitorować efekty wdrożonych zmian oraz utrzymywać stałą kontrolę nad operacjami magazynowymi.

Zastanawiasz się, jak przeprowadzić audyt magazynu dla swojej organizacji?

Skontaktuj się z naszym konsultantem, który odpowie na wszystkie Twoje pytania oraz dostosuje rozwiązania do specyfiki Twojego biznesu.